大事な会議・接待の「弁当手配」を頼まれたあなたへ! 失敗しないための段取り10項目

会社の重役会議や商談、取引先を招いての接待で、高級仕出し弁当を手配する役割を頼まれた人なら、誰だって思うことがあります。

「いつも同じ感じのお弁当じゃつまらないだろうな…」

「好みに合わないお弁当を発注してしまったら…」

「ちゃんと時間通りに届くのだろうか…」などなど。

大事な“おもてなし”の場であればあるほど、失敗できないプレッシャーは大きいことでしょう。

もちろん、食事会に参加する人の年齢層や男女比は様々であり、全員の好みに合わせるのは難しいことです。だからこそ、どんなお弁当を選ぶかの前に、まずは“おもてなしの準備”を完璧にすることが大切です!

スムーズに、スマートに、そつなく準備しよう!

今回は、ここぞの食事会に注文する「仕出し弁当」の手配で、思わぬ失敗や凡ミスが起こらないための段取りを、10項目に分けてご紹介します!

スムーズに、スマートに、そつなく発注準備できるあなたは、“できる人”と呼ばれるに違いない。

1.まずはTPOを徹底的に確認

時と場所と場合+立場をヒアリング

仕出し弁当を注文するためには、日付・時間・場所・人数を間違える訳にはいきません。まずは、基本情報をしっかり把握することから始めましょう。

また、大事な会議や接待の場合は、参加者の顔ぶれ、打ち合わせ内容、双方の役職まで知っておくと安心です。

2.使える予算、相応しい価格帯をチェック

会議・接待の重要度や参加者の顔ぶれから検討

法人向けの高級仕出し弁当は、メニューも価格もまちまちです。

会社が用意している予算や指示に応じて手配することが大前提ですが、会議・接待の重要度や参加者の役職によって、相応しい価格帯を検討すると良いでしょう。

3.参加者の“好き嫌い+アレルギー”をリサーチ

しつこ過ぎるヒアリングは要注意

参加者全員の好き嫌いや食品アレルギーを把握することは、なかなか難しい課題です。しかし、食事会に参加する上司や社内の同僚が、取引先の方の好みを知っている場合があるかもしれません。

しつこい味は嫌われがちですから、ヒアリングもしつこ過ぎない程度に行ないましょう。

4.配達可能エリアと注文可能日時から業者を選定

お弁当の価格や見た目より、まずは注文可能な業者

高級仕出し弁当を取り扱う業者には、配達可能エリアと注文可能日時が決められています。

お弁当の価格も見た目も良いし、「このお弁当なら喜んでもらえそう!」と思っても、運んでもらえない、受付できないこともあり得ます。早とちりな業者選定は禁物です!

5.迷ったら「さっぱり和食」か「豪華食材のお弁当」

たくさん種類があり過ぎて選べない時の最善策とは?

仕出し弁当の手配係が初めての人だけでなく、何度も担当している人でも、たくさんの種類の中から「これだ!」と思えるお弁当を見つけるのは大変だと思います。

食材や和・洋・中などのリクエストがない場合は、さっぱりとした味わいが魅力の和食弁当か、目玉となる豪華食材を使ったお弁当を選ぶと良いでしょう。

だとすると、「豪華食材を使った和食弁当」なら、喜ばれる確率アップは間違いなし!?

6.お弁当選びのポイントは、おかずの種類とサイズ

選べるから楽しめる、食べやすいから話しやすい

1種類のお弁当で参加者全員の好みを満たすことは、そうそうあり得ません。ですが、おかずの種類ができるだけ多いお弁当を選ぶことで、男女や年齢を問わず食事を楽しんでもらえる可能性は高くなります。

また、おかずの大きさも重要です。打ち合わせの途中や終了後の“会食”ですから、食事をしながら会話も弾む場面です。一口サイズのおかずが多いお弁当なら、会話もしやすく、見た目も上品です。

7.万が一に備えて、予約時間は30分前指定

食事時間ピッタリの予約はハイリスク

「できるだけ出来たてのお弁当を食べてもらいたい」と思う気持ちは分かりますが、食事会の予定時間ぴったりに配達を予約することはハイリスクです。

道路状況や天候などにより、到着が遅れてしまう可能性も考慮しつつ、予約時間は余裕を持って30分前に指定することをおすすめします。

8.お弁当の数は1〜2個余分に発注しておく

突然の人数増加に対応する“保険”として

数日前までに予約が必要な高級仕出し弁当は、当日の急な注文数変更に対応しきれないこともあります。

当初は参加を予定していなかった人が、会議や接待に突然やって来る場合を予測して、お弁当の注文数は1〜2個余分に発注すると良いでしょう。

ただし、会社が用意している予算や方針に合わない場合は、“保険的発注”を諦めるしかありません。

9.お茶、お箸、おしぼり、爪楊枝の準備もお忘れなく

予備も用意しておけば尚さら安心

会議や接待の場に相応しい高級仕出し弁当を、人数分きっちり用意しただけで一安心ではありません。

お茶、お箸、おしぼり、爪楊枝なども揃えて、ようやく準備万端です。特に、お箸やおしぼりは予備もいくつか用意しておくと、尚さら安心です。

10.セッティングから片づけまで気を抜かず

座席の位置や振る舞い順も事前確認

注文しているお弁当が届いたら、食事会場のセッティングにも気を配りましょう。

参加者の座席の位置や、お茶を振る舞う際の順番なども事前に確認しておくと、よりスマートなおもてなしができます。

また、食事後の後片づけもスムーズに済ませられるよう、前もって容器の処分方法やゴミ袋の準備をしておきましょう。

最高級の手配で、あなたと会社のイメージアップ

高級仕出し弁当は、ビジネスシーンの強い味方

大事な会議や接待の場面で活用される高級仕出し弁当の手配係は、気を配ることも多く、地味で面倒かもしれません。

いざ、当日の食事会が終わった後でも、「ちゃんと満足していただけただろうか?」と不安になることだってあるかもしれません。

しかし、念入りな計画を立て、万全の準備を整え、美味しいお弁当を提供することができたなら、一度の食事がビジネスを加速させるきっかけになることだってあります。

たかが食事とあなどるなかれ。最高級の手配は、あなたと会社のイメージアップに必ずつながります。

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